تعريف التقرير

تعريف التقرير:
هناك العديد من التعريفات للتقرير منها:
هو عرض كتابي أو شفوي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة عرضاً تحليلياً بطريقة سلسة مبسطة مع ذكر المقترحات التي تتناسب مع النتائج التي يتم التوصل إليها من خلال التحليل.
وهو وثيقة إدارية للاتصال الكتابي أوالشفوي بين مختلف المستويات الإدارية تتضمن عرضاً وافياً للمعلومات المتعلقة بموضوع معين.
ومن ذلك يتضح أن التقرير:
·                                       قد يكون مكتوباً أو شفوياً.
·                                       قد يتضمن حقائق ومعلومات ومقترحات وتوجيهات.
·                                       قد يكون وسيلة اتصال بين شخصين أو جهتين.
 أهداف التقرير:
·                                       إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.
·                                       تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل.
·                                       عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.
·                                       دراسة مشكلة محددة في بيئة العمل.
·                                       توفير معلومات لازمة لصناعة القرار.
 متطلبات في التقرير
·                                       التفكير الموضوعي.
·                                       الاستنتاج المنطقي.
·                                       الصياغة اللغوية السليمة.
·                                       القدرة على التعامل مع المعطيات والمعلومات.
·                                       معرفة وفهم الاتجاهات الإنسانية في بيئة العمل.
·                                       توقع ردود فعل القارئ على مضمون التقرير.

خطوات إعداد التقرير:
هناك عدة خطوات يجب أن يتبعها كاتب التقرير وهي كالآتي:
1- الشعور بالمشكلة وتحديدها وتحليلها :
وتعتمد هذه الخطوة على مهارة كاتب التقرير في تحديد المشكلة وهي من أهم مراحل كتابة التقرير.
2- تحديد هدف التقرير وهيكله العام :
تحديد الهدف من التقرير وهيكله العام يحقق المزايا التالية:
·                                       العرض المنظم والمنطقي للأفكار.
·                                       إعطاء كل جزء في التقرير القدر المناسب من الاهتمام وفقاً لأهميته مقارنةً بالأجزاء الأخرى .
·                                       تحديد الوقت والجهد والموارد اللازمة للانتهاء من كتابة التقرير.
3- تنظيم البيانات والمعلومات وتحليلها :
ويقصد بها الحقائق والآراء التي تخدم التقرير أي التي تتعلق بموضوع التقرير مباشرة وتؤدي إلى استخلاص نتائج محددة لذا لابد من:
أ. تحديد مصادر البيانات والمعلومات (مراسلات، سجلات، … الخ)
ب. تحديد طرق جمع البيانات والمعلومات (ملاحظة، مقابلة، استبيان، … الخ)
ج). تنظيم وترتيب البيانات والمعلومات
د). العرض البياني للمعلومات (رسوم، جداول، … الخ) على أن يراعى في أساليب العرض البساطة وعدم التعقيد وتوضيح مصادر المعلومات. إذا تم استخدام عدد كبير من الرسوم البيانية يمكن أن تكون في ملحق خاص.
هـ). تفسير البيانات وتحليلها:يجب أن تكون منطقية واضحة – غير متحيزة.
4- كتابة التقرير وتحديد طريقة العرض :
أ. وضع الجدول الزمني:
يتم هنا تحديد الزمن المناسب للانتهاء من كل خطوة وهي الخطوة الأخيره والتي تليها مباشرة مرحلة الكتابة
ب. كتابة التقرير:
ويراعى فيها الآتي:
·                                       العنوان واضحاً ومحققاً لهدف التقرير
·                                       عرض المعلومات بصورة متسلسلة، وتحت عناوين رئيسية وفرعية
·                                       بيان النتائج التي تم التوصل إليها والمقترحات المقدمة
ج. المراجعة:
بها يجيب كاتب التقرير على عدة أسئلة مثل هل التقرير واضح؟ هل هناك نقطة ما لم تتم تغطيتها بالصورة المناسبة … الخ.
د. تحديد طريقة العرض:
إذا كان التقرير سيعرض على مجموعة فعلى كاتب التقرير أن يحدد طريقة العرض والمعينات التي سيستخدمها.


المزيد حول الموضوع