La
lettre est un document écrit qui obéit à des codes précis qu'il faut respecter
:
·
dans
sa forme : la présentation et la mise en page sont codifiées ;
·
dans
son contenu : il faut observer les étapes et les formules obligatoires
qui structurent la lettre.
La
lettre est adaptée à son destinataire, et on ne la présente pas de la même
manière selon la personne à qui l'on écrit. Il faut différencier deux grands
types de lettres : le courrier personnel adressé à la famille ou aux amis, et
le courrier administratif ou professionnel.
·
1. La lettre personnelle
Exemple
: une lettre écrite à un ami après un déménagement
·
La forme :
La
lettre doit contenir les éléments suivants : le lieu
et la date d'écriture (1), un en-tête
(2) (c'est une interpellation pour
saluer le destinataire, avec une formule de courtoisie), le corps de la lettre, qui doit être composé de paragraphes et centré
au milieu de la page, avec une marge de
chaque côté (3) (pour chaque paragraphe,
on retourne à la ligne, et on laisse un
alinéa en début de première ligne, en passant des lignes pour aérer le texte),
une formule finale ou de congé (4) (c'est aussi une formule de courtoisie,
pour dire au revoir au destinataire), et une signature
(5).
La
lettre personnelle peut être tapée à l'ordinateur, mais elle est très souvent
manuscrite. Dans tous les cas, la signature est manuscrite. Pour la mise en
page, voir l'exemple annoté ci-dessus.
·
Le contenu :
Il
faut adapter le ton et le registre au destinataire, selon le degré de parenté,
d'amitié ou de familiarité qu'on a avec lui : on peut utiliser un registre de
langage courant ou familier, en faisant attention aux formules de courtoisie
(en-tête et formules de congé).
L'en-tête
:
·
On peut écrire simplement le nom
ou le surnom de la personne : Mamie, Rémi, Amélie ;
·
On peut rajouter un terme affectif
ou complice quand on est très proche : Ma petite Suzie,
Mon cher Alexandre, Cher
tonton.
La formule de congé :
·
À bientôt,
à la prochaine ;
·
Bises,
Bisous, Je t'embrasse.
Souvent,
dans la lettre personnelle, on commence par une formule du type : « J'espère
que tu vas bien » ou « Comment vas-tu ? » qui sert d'introduction.
·
2. La lettre administrative ou officielle
Exemple
: une lettre écrite à un magazine pour arrêter un abonnement.
·
La forme :
La
lettre administrative contient les mêmes éléments que la lettre personnelle (lieu et date, 1), mais il y a en plus deux étapes différentes par rapport à la lettre
personnelle : on rappelle d'abord qui l'on est
(expéditeur, 2) et à qui l'on
écrit (destinataire, 4) avant de commencer la lettre proprement dite
; on mentionne également le thème et le but de la lettre dans une ligne
spéciale qui s'appelle l'objet (4).
La
lettre administrative est presque toujours tapée à l'ordinateur.
Pour
la mise en page et la disposition de ces éléments spécifiques, voir le schéma
annoté ci-dessus.
·
Le contenu :
Il
faut adapter son langage : à la différence de la lettre personnelle (où l'on
peut être amical et familier, ou écrire avec humour), dans une lettre
administrative, on choisit un ton et un vocabulaire neutres, en s'exprimant
dans un registre de langue courant ou soutenu, et on emploie notamment le vouvoiement.
Il
faut faire particulièrement attention aux formules de courtoisie : en-tête et
formule de politesse, qui sont obligatoires et qui répondent à des codes très
précis.
Il
faut également soigner la signature qui se présente sous une forme double : on donne une signature manuscrite, et on écrit son
prénom et son nom en toutes lettres au-dessous.
Dans
la lettre administrative ou professionnelle, on commence souvent par une phrase
qui précise qui l'on est et pourquoi l'on écrit. Ex : Je
suis lycéenne en terminale ES et je vous écris en réponse à votre offre
d'emploi saisonnier pour l'été 2008.
L'en-tête
(5) :
· le plus neutre et le plus courant : Madame,
Monsieur ;
· Si l'on connaît un peu la personne à qui l'on écrit : Chère Madame, cher Monsieur.
La formule de politesse (7) :
Il en existe beaucoup, mais les plus
courantes sont :
· Je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur,
l'expression de mes salutations les meilleures / cordiales, qui est
neutre ;
· Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression
de mes salutations les meilleures / cordiales, qui est plus respectueuse
et plus formelle.
